近日，我校在至善楼第二会议室召开了8846威尼斯第二次档案工作委员会会议，校领导史焕平、田常红以及档案工作委员会成员共计33人参加了会议。会议由副院长郭伟主持。
首先，谢东胜就2016年档案工作总结和2017年档案工作计划作了汇报发言。她说，2016年是我校档案工作的一个重要年头。这一年，在学院党政领导的有力施政下，在各部门、各教学学院的大力支持下，我校档案工作实现了历史性的大转变、大进步。2016年1月学校党政联席会审议并通过了由校档案馆初拟的《8846威尼斯档案工作管理办法》，并正式发文下发；明确了档案工作由校长领导、分管校领导协助负责、相关校领导共同参与的领导体制；成立了学校档案工作委员会并召开了第一次会议，各个部门、学院都正式确立了档案工作负责人和兼职档案员，建立了覆盖全校的档案工作网络；档案馆编印了十五种（类）档案管理规范；在一年内对各单位的档案工作进行了两次实地检查，并反馈了检查后的改进意见；举办了一期专兼职档案员培训班，并取得较好效果。但是档案工作中仍然存在档案馆人员紧缺，档案馆信息化严重滞后，部分单位、部分档案工作人员对档案工作的重要性还认识不足，工作态度被动，未能真正做到档案工作“四同步”等问题。2017年档案馆在完成常规业务工作基础上，还要抓好几件大事，做好江西省高校档案工作研究会学术年会承办工作，提出学校档案工作“十三五”规划初稿交校领导审议，和有关部门协同做好学校沿革史、各部门各学院沿革史、历任校领导、历任教学学院管理部门负责人、历任教职员工、历届毕业生名单等专题编研工作等内容。各部门、各学院的档案工作人员要以全面认真落实档案工作规范为基础，完成好2016年档案资料和此前遗留档案资料的建档、归档和移交档案馆工作，做好2017年档案资料收集、整理和立卷工作。
史焕平发表了重要讲话，他对我校档案工作的任务做出了系统的指示，对我校档案工作当前的突出问题作了明确的回答。他指出，我校档案工作在2016年取得了一定的成绩，是各部门、单位相互配合的结果。我校能够承办江西省高校档案工作2016年学术年会是对我校档案工作水平的充分肯定。在今后的档案工作中，我们的任务仍然很重，要从七个方面全面做好工作。第一，进一步提高全校档案工作意识。要认识到档案的重要作用，人人都应建立档案意识，要自觉将该归档的档案资料及时归档。第二，健全档案管理工作网络，我校档案工作委员会要重视档案工作，学校党委已经开会决定将档案馆做为单列机构运行。档案馆作为主体要履行好职责，各部门、学院档案工作人员要认真做好本部门的档案工作。第三，完善工作制度，加大贯彻落实力度。坚持和完善档案工作“四同步”管理制度，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。此项工作有待加强，要认真落实。第四，改善保管条件，建立安全保障体系。全国各高校都十分重视档案工作，为档案馆创造了很好的条件。相比之下，我校档案保管条件一般，要特别注意档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮湿等措施。档案馆所需经费要列入学校预算当中，使档案馆的设备达到基本的要求。各学院也是如此，应当提高教学档案保管条件，可适当在预算中购置文件柜，重视教学、科研文件的保管。第五，加强档案资源建设，提高档案信息资源的完整性和规范性。各部门、各单位要将重要档案及时归档，需要移交到档案馆的要在规定时间内及时移交。第六，推进档案数字化，提升档案管理现代化水平。数字化是档案管理的趋势，档案馆要积极开展数字化建设，对购置数字化设备所需的照相、扫描等设备的经费应予以积极支持。第七，提高档案管理服务效率和能力，服务学校中心工作。要处理好服务与保密、保管与利用的关系，进一步完善档案开放制度，简化档案查阅手续。校长要求全校人员上下一心，做好档案工作，争取在大家的共同努力之下，我校档案工作迈上更高的台阶。
最后由郭伟对会议做出总结，他充分肯定了档案的重要性，档案是学校办学历程的历史记录，是教学、科研、管理质量的认证。面对我们即将迎来的教学质量合格评估，我们更要提高认识，如关于学生考研工作中的通知书，学校专业申报的申报书及申报过程材料以及就业质量报告等资料，都要及时的、真实的和科学的建档、归档。档案工作必须依据平时的日积月累，将工作中一项一项的事情抓落实，让档案工作留有痕迹。要做好2017年的档案工作的常规工作和专题性工作，各部门要相互配合，把责任落实到工作人员，要注意提高工作效率。
